關(guān)于大型會(huì)議活動(dòng)組織的分享總結(jié)，你想知道的都在這里！

一、準(zhǔn)備工作

1、明確大型會(huì)議活動(dòng)涉及人員

例如：工作人員、渠道商、客戶(hù)群體、媒體單位、專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)、政府官員

2、組織架構(gòu)的確定和搭建

搭建組織架構(gòu)時(shí)，可以參考以下模板（可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整）：

總法律顧問(wèn) - 首席執(zhí)行官 - 負(fù)責(zé)每個(gè)模板的執(zhí)行

各組件的主要職責(zé)如下：

總法律顧問(wèn)：參與制定規(guī)劃計(jì)劃，給出組織結(jié)構(gòu)所需人員數(shù)量的范圍，并確定財(cái)務(wù)預(yù)算。

高管責(zé)任的九大部門(mén)：各自在相應(yīng)的部門(mén)有自己的長(zhǎng)處，比如金融部門(mén)、運(yùn)營(yíng)部門(mén)、宣傳部門(mén)等都需要掌控金錢(qián)，所以需要一個(gè)善于管理金錢(qián)的高管來(lái)掌控。

3、確定崗位職責(zé)

目的：明確工作職責(zé)范圍，防止推諉責(zé)任，避免陷阱，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

以現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行部分為例：

參加會(huì)前的活動(dòng)策劃部分，及時(shí)了解流程變化并準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)措施； 組織實(shí)施工作組的往返行程； 配合會(huì)場(chǎng)布置團(tuán)隊(duì)完成會(huì)前的會(huì)場(chǎng)布置等相關(guān)工作； 會(huì)前與嘉賓接待管理團(tuán)隊(duì)共同完成臺(tái)下座位卡的制作、裁剪、裝訂； 會(huì)前大桌卡的制作以及大桌卡在舞臺(tái)上的擺放； 會(huì)前辦公用品采購(gòu)需求的提交及交付和儲(chǔ)存； 會(huì)前辦公用品采購(gòu)溝通協(xié)調(diào)工作； 會(huì)議開(kāi)始前在臺(tái)下為領(lǐng)導(dǎo)人放置座位卡； 為臺(tái)下媒體放置座位卡； 高峰論壇舞臺(tái)地點(diǎn)禮儀指導(dǎo)的溝通協(xié)調(diào)； 現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行時(shí)的場(chǎng)景布置組織及溝通協(xié)調(diào)； 現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行期間協(xié)調(diào)禮儀話(huà)筒傳遞，引導(dǎo)嘉賓并確保嘉賓在現(xiàn)場(chǎng)； 現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行過(guò)程中流程發(fā)生變化時(shí)及時(shí)與主機(jī)溝通； 與現(xiàn)場(chǎng)布置人員及禮儀人員密切溝通，及時(shí)調(diào)整信息； 臨時(shí)增加賓客卡制作、現(xiàn)場(chǎng)擺放及位置引導(dǎo)； 組織協(xié)調(diào)工作組成員礦泉水瓶的安置、礦泉水的到達(dá)以及未開(kāi)封礦泉水的回收； 會(huì)后席位卡的回收和包裝； 會(huì)后簽署文件的回收和包裝； 會(huì)后辦公用品統(tǒng)一包裝和管理； 組委會(huì)臨時(shí)交辦的其他事項(xiàng)。

4.確定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)并相應(yīng)執(zhí)行

重要關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：誰(shuí)對(duì)計(jì)劃有決策權(quán)等。

其他關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：確定參與人員、確定參與客戶(hù)等。

5.確定活動(dòng)準(zhǔn)備的內(nèi)容，如：材料和預(yù)算

首先，在確定活動(dòng)準(zhǔn)備內(nèi)容時(shí)，必須確定發(fā)起人，如：材料發(fā)起人、成本預(yù)算發(fā)起人、或者領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)發(fā)起人等。

其次，在制定預(yù)算時(shí)，首先要確定相關(guān)的審批人，比如：是否由項(xiàng)目組審批，或者由職位審批等。

6、需要關(guān)注的流程（流程進(jìn)行中，需要關(guān)注進(jìn)度較慢的部分）

首先，對(duì)環(huán)境和流程不熟悉導(dǎo)致流程進(jìn)度緩慢。 比如，對(duì)于新員工，我們可以幫助新員工熟悉流程和公司關(guān)系，一步步告訴他們要做什么、找誰(shuí)、什么時(shí)候有結(jié)果。

其次，遇到相互回避、不配合的情況時(shí)，可以明確溝通平臺(tái)和溝通流程，找到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

第三，決策層面出現(xiàn)問(wèn)題，比如計(jì)劃發(fā)生變化等。 計(jì)劃經(jīng)常需要改變，并且經(jīng)常需要召開(kāi)會(huì)議。 因此，為了更快地確定計(jì)劃，可以找老板或者能做決策的人一起參與。

第四，對(duì)于難以推動(dòng)的流程或環(huán)節(jié)，要找到能夠調(diào)動(dòng)這些人員的人，進(jìn)行安排，如何調(diào)動(dòng)，調(diào)動(dòng)多少人等。（如果流程或環(huán)節(jié)也可以用同樣的方法推廣難度大）

7、物資管理（哪些地方、哪些環(huán)節(jié)需要什么物資，交給誰(shuí)？）

例如：安保材料、宣傳材料、嘉賓材料、客戶(hù)材料、辦公用品等確定后，需要進(jìn)行采購(gòu)、分發(fā)、盤(pán)點(diǎn)。

注：宣傳材料是最難的部分，因?yàn)樾麄鞑牧鲜歉S計(jì)劃的，當(dāng)計(jì)劃發(fā)生變化時(shí)也會(huì)相應(yīng)變化，所以需要及時(shí)采購(gòu)，然后分發(fā)、清點(diǎn)。

8. 嘉賓座位順序

可以提前整理成Excel表格，然后提交給負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

（前期準(zhǔn)備工作復(fù)雜繁瑣，建議您編寫(xiě)一份管理手冊(cè)進(jìn)行回顧和比較，但前期準(zhǔn)備工作完成后，您將面臨更大的挑戰(zhàn)，那就是現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行）

2. 現(xiàn)場(chǎng)工作執(zhí)行

1. 制定執(zhí)行清單

通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的例子讓大家更清楚的理解

示例：簽約儀式

簽字人1：XXXX

簽字人2：XXX

見(jiàn)證人：XXX

臺(tái)上嘉賓位置圖：提前用excel排好

材料：幾張桌子、幾把椅子、幾份合作備忘錄文件、幾支簽字筆、幾本簽名簿

座位卡：人員姓名/單位名稱(chēng)

2、證人安排（合理使用接待人員）

有些活動(dòng)需要見(jiàn)證人，但往往因?yàn)槌鱿念I(lǐng)導(dǎo)和嘉賓較多，會(huì)議時(shí)間也比較長(zhǎng)，所以會(huì)出現(xiàn)一些嘉賓即將出現(xiàn)但不在現(xiàn)場(chǎng)的情況。 可以讓接待人員提前三個(gè)流程告知客人即將出現(xiàn)，即提前讓客人知道。 客人們正在等待，以避免這種情況發(fā)生。

3、材料到位（以簽約儀式為例）

首先，簽字儀式所需的材料，如桌子、椅子、筆記本等必須到位。 其次，人員要到位，就是找人做搬桌子、搬椅子、擺放筆記本、記事本、卡片等非常細(xì)致的工作。 最后，物與人的對(duì)應(yīng)關(guān)系需要會(huì)議負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)確定。

4. 工藝演練

每個(gè)部分都需要提前排練，尤其是對(duì)嘉賓來(lái)說(shuō)。 如果客人要演講，即使客人溝通后說(shuō)不需要稿件，也要做好準(zhǔn)備。 稿件的寫(xiě)作可以通過(guò)前期的文案準(zhǔn)備。

3. 其他準(zhǔn)備工作和陷阱總結(jié)

1、通過(guò)以下方式對(duì)參與員工進(jìn)行及時(shí)關(guān)懷：

①心理疏導(dǎo)，重在解決問(wèn)題

②提供支持（人員協(xié)調(diào)、進(jìn)度推進(jìn)）

③解決基本問(wèn)題（吃飯、休息等）

④ 營(yíng)造氛圍（以身作則，明確目標(biāo)，不惹事生非）

⑤表?yè)P(yáng)、鼓勵(lì)、信任等。

⑥表彰活動(dòng)

⑦加班是否可以調(diào)整休息時(shí)間等。

2、大型會(huì)議活動(dòng)常見(jiàn)陷阱：

①策劃計(jì)劃：總顧問(wèn)參與策劃計(jì)劃時(shí)，記得先明確后續(xù)總顧問(wèn)參與的次數(shù)。 否則很容易出現(xiàn)方案即將敲定，總顧問(wèn)不同意，直接推翻方案，導(dǎo)致之前的努力化為0。

② 活動(dòng)邀請(qǐng)：一些政府官員在邀請(qǐng)時(shí)，不希望信息泄露。 另外，有些公司有規(guī)定不得主動(dòng)添加客人微信，也不能主動(dòng)詢(xún)問(wèn)客人的電話(huà)號(hào)碼，除非客人主動(dòng)聯(lián)系。 這時(shí)候就會(huì)因?yàn)槿狈β?lián)系信息而出現(xiàn)信息不對(duì)稱(chēng)，比如哪些客人會(huì)來(lái)，哪些客人什么時(shí)候離開(kāi)，客人的行程有漏洞等。

③物資管理：在物資管理中，采購(gòu)和配送比較簡(jiǎn)單，但庫(kù)存比較困難。 需要交給現(xiàn)場(chǎng)具體需要該材料的人，而且一定要交給負(fù)責(zé)人。 否則只會(huì)知買(mǎi)不知。 物資到達(dá)后，誰(shuí)來(lái)接貨？ 這就產(chǎn)生了信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題。

④ 賓客座位：即使提前準(zhǔn)備好了賓客座位，仍然會(huì)有客人對(duì)座位不滿(mǎn)意。 面對(duì)這種情況，在安排客人座位時(shí)，需要提前與之前接觸過(guò)客人的同事了解。 哪些客人對(duì)位置比較敏感，或者會(huì)關(guān)心這件事，考慮得更仔細(xì)一些。 畢竟，惹惱了嘉賓，會(huì)影響整個(gè)活動(dòng)的順利進(jìn)行。